Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Posti- ja logistiikka-alan unioni PAU ry. Y-tunnus 0201885-3
John Stenbergin ranta 6
00530 Helsinki
09-613 116, www.pau.fi
Rekisterin vastuuhenkilö: Puheenjohtaja Heidi Nieminen, heidi.nieminen(at)pau.fi, puh. 050 340 3217
Rekisterin yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tietosuojavastaava Mia Peltoniemi, mia.peltoniemi(at)kuljetusliitot.fi, puh. 0400 260 020
Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään jäsensuhteen ja jäsenetujen hoitamiseen ammattiyhdistyksen ja sen muodostaman liiton toiminnassa. Ammattiyhdistyksellä ja sen muodostamalla liitolla tarkoitetaan ammattiyhdistystoimintaan liittyviä yhteisöjä kuten ammattiliittoa, ammattiosastoa, keskusjärjestöä ja työttömyyskassaa sekä ay-toimintaan liittyvää tutkimustoimintaa.
Rekisterin osarekistereitä ovat jäsentietorekisteri, oikeustapaus- ja erimielisyysrekisteri sekä kurssirekisteri.
Jäsentietorekisteriä käytetään jäsenyystietojen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi liiton palveluiden toteuttamiseen. Henkilötiedot kerätään ammattiliiton, ammattiosaston ja ammattiliittoon kuuluvista työttömyyskassan jäsenistä.
Oikeustapaus- ja erimielisyysrekisteriin kerätään tietoja koskien erimielisyyksiä ja oikeustapauksia. Erimielisyyspöytäkirjoja ja oikeustapauksia kerätään jäsenten etujen ajamiseksi toimeksiantoon/valtakirjaan perustuen.
Kurssirekisteriä pidetään ammattiliiton kursseille ilmoittautumista ja niiden markkinointia sekä muuta kursseihin liittyvää hallinnointia varten.
3. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilötunnus, henkilö- ja yhteystiedot, ammattiosaston nimi ja liittymispäivä sekä muut jäsenyyteen liittyvät perustiedot. Rekisteriin kerätään myös jäsenen työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja, kuten työnantajan ja/tai työpaikan tiedot, jäsenmaksuihin liittyvät tiedot sekä muut jäsenyyteen liittyvät asiat, kuten markkinointiluvat. Liiton osarekistereiden tietoryhmien sisältö ilmenee tarkemmin alempaa.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Jos työnantaja perii jäsenmaksun, ilmoittaa työnantaja sitä koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot jäsenen valtuutuksella. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan jäsenelle itselleen ja lisäksi ainoastaan jäsenetujen osalta niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Työnantajalle ja Avoin työttömyyskassa A-kassalle ilmoitetaan uudesta ammattiliiton jäsenestä, jos jäsen on valtuuttanut tämän työnantajan ja työttömyyskassan jäsenmaksuperintää varten. Verottajalle luovutetaan tiedot jäseneltä perityistä jäsenmaksuista. Liitto voi luovuttaa jäsenrekisterin tietoja SAK:n tutkimustoimintaan.
Tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella kurssien yhteydessä kulloisenkin tilaisuuden palvelun tuottajille. Hotelliin toimitetaan majoituslistaus ilman henkilötunnusta. Listauksessa on henkilön nimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, huonetyyppitoive sekä mahdollisesti muita ilmoitettuja asioita liittyen mm. majoitukseen tai ruokailuun. Kurssin kaikille osanottajille toimitetaan osanottajaluettelo.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Järjestelmiin kerättävät ja tallennettavat henkilötason tiedot
Digia Oyj:n ylläpitämä, liiton käytössä oleva jäsentietorekisteri, johon on mahdollista tallettaa alla olevia tietoja. Osa tiedoista on sellaista, jonka tallentaminen ja oikeellisuus on tietojen käsittelijän tai tallentajan vastuulla. Näitä tietoja ovat esimerkiksi jäsenen yhteystiedot. Osa tiedosta on sellaista, jota tiedon käsittelijä ei itse päivitä järjestelmiin ja nämä tiedot tulevat ohjelmasta esimerkiksi jäsenen lähettämän verkkoilmoituksen yhteydessä. Järjestelmissä on mahdollista olla seuraavia henkilötason tietoja:
Jäsenrekisteri
henkilötunnus
nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisempi nimi)
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
liittoon liittymispäivä tai eropäivä ja erosyy
jäsenlaji
jäsennumero
työttömyyskassan jäsenyys, liittymispäivä ja eropäivä
asiointikieli
kansallisuus
ammatti
työnantajatiedot
jäsenmaksutiedot (aika ja summa)
suoramarkkinointilupa/-kielto
Kurssirekisteri
henkilötunnus
nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisempi nimi)
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
jäsennumero
tiedot aiemmista kursseista
tiedot luottamustehtävistä
työnantajatiedot laskutusta varten
Avoine Oy:n ylläpitämään liiton käytössä olevaan järjestelmään (oikeustapaus- ja erimielisyysrekisteri) on mahdollista tallentaa alla olevia tietoja. Tietojen tallentaminen ja oikeellisuus on tietojen käsittelijän tai tallentajan vastuulla. Järjestelmässä on mahdollista olla seuraavia henkilötason tietoja:
Oikeustapaus- ja erimielisyysrekisteri
henkilötunnus
nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisempi nimi)
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
liittoon liittymispäivä
jäsennumero
työnantajatiedot
ammatti
haastehakemukset
tuomioistuinten tuomiot ja niihin liittyvät muut asiakirjat
erimielisyyspöytäkirjat liitteineen
8. Suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaata pääsyä.
Sähköinen aineisto
Rekisteritietoja säilytetään toimeksiannosta Digia Oyj:n ja Avoine Oy:n määräysvaltaan kuuluvissa tietokannoissa. Tietokannat on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä vain ne liiton palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta se on oleellista sekä Digia Oyj:ssä ja Avoine Oyj:ssä erikseen määrätyt henkilöt. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia ja eivät näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin palvelusuhteen päättymisenkään jälkeen. Rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt henkilötietojen oikeaan käsittelyyn.
Tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen. Tietoja ei säilytä kauemmin kuin on tarpeen. Tietovälineiden, joilla henkilötietoja käsitellään, turvallinen huolto ja hävittäminen takaavat sen, ettei henkilötietoja päädy luvattomasti kolmansille osapuolille. Tekniset laitteet ja tietoverkko on fyysisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietoverkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Pääsy rekisteriin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain liiton tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat). Pääsy tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, sallitaan vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Tietojenkäsittelytilojen ulko-ovet ovat valvontajärjestelmän piirissä.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät pyynnöt
Liiton jäsenillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot liiton rekisteristä ja pyytää oikaistavaksi, poistettavaksi tai muutettavaksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Tietoja voi myös tarkistaa liiton kotisivujen kautta osoitteessa www.pau.fi > Jäsenpalvelut.